Railcenter naar de cloud.

10 artikelen

Railcenter naar de cloud.

Over Railcenter

Railcenter is een opleidings- en kennisinstituut voor spoorprofessionals. Ze bieden opleidingen en leertrajecten voor alle professionals, van monteurs tot ingenieurs. Ze zijn gevestigd op een historische plek in Amersfoort, dat bijna 100 jaar dienst deed als industrieel spoorcomplex. De organisatie, bestaande uit +/- 60 medewerkers, werkt samen met partners zoals infrabeheerders, ingenieursbureaus, spooraannemers, onderzoek- en kennisinstituten, overheden en andere stakeholders. Vakmensen volgen er een opleiding, maar bovenal is het een plek waar mensen met passie voor het spoor elkaar vinden en inspireren.

Aanleiding en aanpak

“Onze IT-omgeving sloot niet meer aan bij onze wensen en was toe aan vernieuwing. We hadden te maken met diverse problemen en uitdagingen. Omdat het beheercontract met de vorige partner afliep, hebben we ervoor gekozen om via een aanbesteding, meerdere IT-dienstverleners de kans te geven een plan aan te leveren. Voor het selectieproces hebben we een externe IT-adviseur ingehuurd. Hij heeft op basis van onze wensen een Programma van Eisen opgesteld. Ook was hij aanwezig bij de gesprekken met de verschillende aanbieders.”

Beperkingen van de lokale serveromgeving

Railcenter had e-mail, documenten en business applicaties gehost op lokale servers in het pand. Medewerkers logden met hun laptop in op een extern bureaublad (Terminal Server). “Dit heeft lange tijd goed gewerkt, maar steeds vaker liepen we tegen beperkingen aan. Voor onze opleidingen maken we bijvoorbeeld veel gebruik van multimedia, zoals video(conference) en virtual reality. Dit functioneert niet (goed) binnen een extern bureaublad, waardoor mensen ook lokaal op hun laptop gingen werken. Ook was er een behoefte om beter te kunnen samenwerken. Voor de ontwikkeling van onze lesproducten was er bijvoorbeeld een duidelijke wens om met meerdere mensen tegelijk een document te kunnen bewerken.”

Daarnaast beschikte ons netwerk niet meer over voldoende capaciteit om de toenemende vraag aan te kunnen. Op een drukke dag maken 300 – 400 mensen gebruik van ons netwerk. Een snelle en stabiele verbinding is essentieel. Onze Wi-Fi verbinding viel regelmatig uit, waardoor mensen bijvoorbeeld niet meer konden inloggen op de server, met alle gevolgen van dien.

Scope

✅ Migratie van e-mail en documenten naar Microsoft 365

✅ Ontwerp gebruikersvriendelijke digitale werkplek

✅ Vernieuwing netwerk: switches, firewall en access points

✅ Vernieuwing Wi-Fi netwerk o.b.v. een professionele signaalmeting

✅ Beheer & Support op basis van een SLA

Keuze Tosch

We zochten een IT-partner met een duidelijke lange-termijn visie die ons verder kon helpen, met kennis van netwerken, Wi-Fi, Microsoft 365, werkplekbeheer en security. Tosch voldeed aan alle eisen en ging zelfs een paar stappen verder. Ze boden een visueel aantrekkelijke en gebruikersvriendelijke digitale werkplek aan, waarbij onze medewerkers in één centraal overzicht beschikking hebben over hun e-mail, taken, documenten en business applicaties. Dit sprak ons erg aan, omdat veel van onze medewerkers relatief weinig IT-kennis hebben. Daarnaast onderscheidden ze zich door in hun projectplan door veel aandacht te besteden aan het adoptieproces van onze medewerkers.

Klik op de foto voor een grotere weergave.

De overstap

Een overgang zonder onderbrekingen was voor ons erg belangrijk. We twijfelden of onze grote hoeveelheden data wel zomaar konden worden overgezet naar SharePoint. Het heeft ons eigenlijk verbaasd hoe soepel de overstap is gegaan. We hebben eigenlijk geen enkele onderbreking gehad. Dit is te danken aan de gedegen en gefaseerde aanpak van Tosch. Elke woensdag hadden we een overleg, waarbij ze ons meenamen in de planning. Dit werkte erg prettig. De uiteindelijke migratiewerkzaamheden zijn uitgevoerd in het weekend. Tosch sprong goed in op onze dynamische omgeving. Samen hebben we oplossingen bedacht voor diverse uitdagingen.

Adoptie en training van medewerkers

Een andere reden voor de succesvolle overstap, is dat onze medewerkers in een vroeg stadium zijn meegenomen in de verandering. Dit hebben we gedaan door middel van handleidingen, instructiefilmpjes en klassikale trainingen. Deze filmpjes plaatsten we gelijk in de nieuwe Digital Workspace. Ook hebben we key users aangesteld, die extra zijn getraind, zodat zij hun directe collega’s op weg konden helpen.

Het resultaat

Tosch heeft onze manier van werken volledig veranderd. We zijn er enorm op vooruitgegaan. We werken nu op goed beveiligde laptops en hebben altijd toegang tot onze e-mail, documenten en applicaties. Hierbij maakt het niet uit of we op kantoor werken of thuis. Het vinden en delen van informatie en documenten is ook veel makkelijker geworden. Omdat ons netwerk volledig opnieuw is opgebouwd, hebben we nu altijd stabiel internet. Ze gaan ook de telefonie voor ons overnemen, zodat we via Microsoft Teams kunnen bellen naar vaste en mobiele nummers en toestellen kunnen uitfaseren.

De ondersteuning na de overstap

Het fijnste vind ik het directe contact. Omdat Tosch werkt met zelfsturende teams, hebben we te maken met vaste aanspreekpunten. Dat zijn mensen die ons bedrijf en onze ICT-omgeving goed kennen. Ze zijn goed benaderbaar via chat, telefoon, portal en e-mail. Alles wordt snel opgepakt. Dat waren we niet gewend. Onze vorige IT-partner was vanwege een overname erg gegroeid. Hun grote omvang paste minder bij ons. Wij houden van direct contact en oplossingen die bij onze schaal passen. Tosch en Railcenter zijn vooral een goede match qua cultuur. Beide organisaties hebben een platte organisatie en iedereen neemt zijn verantwoordelijkheid.

Vragen en/of opmerkingen?

Laat onze etische hackers met je mee denken. Zo is een filter voor je mail misschien al een prima oplossing voor jou persoonlijk. Voor het hele bedrijf hebben wij oplossingen.

Gerelateerde blogs.

Ook de moeite waard om te lezen, al zeggen we het zelf.

Deze website maakt gebruik van cookies
We gebruiken cookies voor de werking van deze website, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Pas hieronder je voorkeuren aan en klik vervolgens op OK om akkoord te gaan met deze cookies. Zie ons privacybeleid voor meer informatie.